Verein

Die Rechtsform Verein birgt, mal abgesehen von der ständigen Verantwortung nach außen, für Laienensembles natürlich große Vorteile: eine klare Rechtslage, Versicherungsschutz, Struktur, Organisation und die Teilung von Aufgaben und Kompetenzen. Wie schnell bleibt in einem Chor alle Arbeit an einem einzigen kleben?! Natürlich existieren Aufgaben, die nur einer allein erfüllen kann, ob nun der Übersichtlichkeit oder der Unteilbarkeit halber. Allerdings gibt es mehr Aufgabenfelder, als man auf den ersten Blick bei einem Kleinkunstensemble vermutet. Welch ein Segen ist es da, in einer Vereinssatzung entsprechende, dem Ensemble gerecht werdende Strukturen zu schaffen, festzuhalten und vor allem: allen Mitgliedern verbindlich zu machen. Unter diesem Gesichtspunkt erstaunt es vielleicht weniger, dass unser mit 23 Mitgliedern vergleichbar kleiner Verein einen Gesamtvorstand mit 9 Ämtern innehat.

Apropos Mitgliederzahl: neben den Sängerinnen und Sängern, die Sie auf dieser Präsenz kennenlernen können, also den „aktiven“ Mitgliedern, gibt es in unserem Verein, wie das so üblich ist, auch sogenannte Fördermitglieder. Solche Mitglieder zeichnen sich durch das Interesse an den Aktivitäten eines Vereins und deren finanzieller Unterstützung aus. An dieser Stelle sei den unsrigen, ob in der Ferne oder ganz in der Nähe, recht herzlich für ihre Treue und Solidarität gedankt.

Im Folgenden soll oben genannte Aufgabenverteilung anhand des rechts stehenden Diagramms vorgestellt werden. Wer unsere Strukturen noch tiefer betrachten möchte, kann selbstredend am Ende unsere Satzung studieren.

Mitgliederversammlung

Wenn man sich unter Gleichgesinnten in einer Interessengemeinschaft organisiert, ist wohl Basisdemokratie die logische Wahl, besonders bei einer überschaubaren Mitgliederzahl. Daher ist die Mitgliederversammlung in jedem Verein (hoffentlich) die oberste Instanz und Legislative. Sie wählt und entlastet den Vorstand, entscheidet über den Haushalt und so weiter. Alles durch Abstimmung.

Genau definiert werden deren Berufung, Aufgaben, Rechte und Pflichten zum einen natürlich durch §32, §36 und 37 des BGB zum anderen durch §11 "Die Mitgliederversammlung" unserer Vereinssatzung.

Vorstand

Wenn die Mitgliederversammlung beschließt, dass XY getan werden soll, dann muss es auch zwangsläufig ein Organ geben, das diese Beschlüsse in die Tat umsetzt oder zumindest für dessen Umsetzung sorgt, eine Exekutive. Das ist ganz klar der Vorstand. Zumeist ist es sogar jener, der erst einmal ein Problem soweit ausformuliert, dass ein Beschluss gemacht werden kann. Bei einem dermaßen breiten Spektrum an „Auszuführendem“ ist eine Aufgabenteilung, also ein ausreichend breit organisierter Vorstand ratsam.

Die einzelnen Aufgaben sind in unserer Satzung unter §10 „Der Vorstand“ gern nachzulesen.

Geschäftsführung

Diese drei Ämter bilden den eigentlichen – das heißt „im Sinne des §26 BGB“ – Vorstand, der also die Geschäfte führt, den Verein nach außen vertritt und dem Gesetzgeber gegenüber verantwortlich ist.

erster Vorsitz

Jedem ist klar, was der 1. Vorsitz ist, was genau er macht, ist wohl immer etwas nebulös. Natürlich nimmt er als oberste Instanz des Vorstandes die schon genannten Verpflichtungen der Geschäftsführung wahr. Allein entscheiden kann er nicht, allein gerichtlich und außergerichtlich vertreten (wie auch der 2. Vorsitz und der Kassenwart) kann er sehr wohl. Außerdem muss es ja einen geben, der entscheidet, welche Entscheidungen es zu fällen gilt, welche Aufgaben zusätzlich zum Usus zu erfüllen sind. Letztere muss er ja nicht immer von sich schieben, sondern kann sie auch allein erledigen.

Bereits seit der Gründung des Vereins hat Mirko Huhle das Amt des ersten Vorsitzes inne.

zweiter Vorsitz

Das Amt, das in jedem Verein den Geschmack der Ersatzbank hat und absolut undankbar anmutet. In der Praxis ist das absolut nicht der Fall, hat der 2. Vorsitz doch tatsächlich dieselben Kompetenzen und Pflichten, wie der 1. Vorsitz. Bei uns hat sich eine gewisse Aufgabenverteilung zwischen diesen beiden Ämtern eingeschliffen, sodass der 2. Vorsitz ganz bestimmte Behördengänge übernimmt und sich beispielsweise um Versicherungen und Sponsoringverträge kümmert.

Ganz frisch im Vereinsjahr 2014 ist Torsten Chrobot, der schon seit Vereinsgründung für ein anderes Amt im Vorstand tätig ist, nun zusätzlich dazu zum zweiten Vorsitz gewählt worden.

Kassenwart

Bei Wahlen absolut immer das Amt mit der zeitlich längsten Suche nach Personal, wenn man nicht glücklicherweise einen/eine Enthusiasten/-tin in den eigenen Reihen hat. Man möchte sich dieses Amt vielleicht eher unter der Kategorie Verwaltung vorstellen, immerhin dreht es sich dabei fast ausschließlich um Buchführungsaufgaben, allerdings gehören zu diesem Amt bei uns auch die Rechte und Pflichten eines geschäftsführenden Vorstandes. Dazu zählt auch absolut die Entscheidungsgewalt über Ausgaben. Wer könnte besser einschätzen, ob der Haushalt die eine oder andere Anschaffung verkraftet?

Es hat ein Weilchen Mitgliedschaftszeit gedauert bis Sylke Jurisch ihrer Berufung für das Amt des Kassenwartes nachgegeben hat. Seit 2008 kommt sie dieser nun schon nach.

Organisation und Kommunikation

Infrastrukturen sind auch in Vereinen wichtig, gerade jene in Bezug auf Kommunikation. Natürlich redet in so einer kleinen Gruppe jeder mit jedem, doch ist eine zentrale Stelle, die Informationen weitergibt von großem Vorteil. Auch nach außen verhindert es wahrlich allgemeine Verwirrung, wenn es nur einen Ansprechpartner gibt. Analog dazu kann man auch alle organisatorischen Belange betrachten.

OrgInt

…kurz für „Organisator für vereinsinterne Angelegenheiten“, also so etwas wie unser Innenministerium. Hinter dem sperrigen Titel verbirgt sich die Mitgliederverwaltung und –betreuung. Das klingt vielleicht nicht nach sehr viel Arbeit wenn man die Psychologie von Mitgliedern außer Acht lässt. Kaum jemand kommt auf die Idee, dass die Mitgliederkartei aktualisiert werden muss, bloß weil man umgezogen ist, die Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder gar den Nachnamen aufgrund einer Eheschließung gewechselt hat. Und wer ruft die entsprechenden zur Ordnung, wenn mal die „größere“ Hälfte der Mitglieder selbst beim Wiederholungstermin einer Jahreshauptversammlung der Meinung ist, die eigene Abwesenheit würde nicht so sehr ins Kraut fallen. Das passiert uns selbstredend überhaupt nicht (mehr). Durch dieses Hinterherrennen und natürlich der Funktion als Ansprechpartner nennen wir den jeweiligen Amtsträger gern seit Jahren unsere „Vereinsmutti“.

Zwischendurch hat gerade dieses Amt immer mal wieder das Personal gewechselt nun aber wird es mit dem Kassenwartsamt in Personalunion seit 2012 von Sylke Jurisch bekleidet.

OrgEx

…kurz für „Organisator für vereinsexterne Angelegenheiten“. Unser Außenministerium! Wichtig für Sie, ja für Sie, für den Fall, dass Sie sich gerade hier durchforsten um einen Kontakt für ein Gastspiel o.ä. suchen. Dieses Amt ist nämlich für die Kommunikation nach außen zuständig, die nicht einem geschäftsführendem Vorstand vorbehalten ist. Das ist in erster Linie die Funktion als Ansprechpartner für Veranstalter und Auftraggeber, das Abschließen von Gastspielverträgen und das Koordinieren entsprechender Termine. Dasselbe gilt auch für weitere Vereinsveranstaltungen „außer Haus“, beispielsweise die Organisation der Unterbringung bei unseren zweijährlichen (also 2x im Jahr) Probelagern. Auch bei einem gemeinnützigen Verein ist dies wohl eine der arbeitsaufwendigeren Aufgaben.

Schon ein ganzes Weilchen übt Elke Köhler dieses aufwendige Amt aus, obgleich es nicht ihr erstes ist. Vorher war sie mal OrgInt, bevor sie OrgEx...

Kantor

Da wir uns als einen Teil der evangelischen Kirchengemeinde in Peitz verstehen (siehe auch den langen Vereinsnamen), bzw. als eines der Ensembles innerhalb der Kirchenmusik in unserer Gemeinde, besteht natürlich die Notwendigkeit unmittelbarer Kommunikation zwischen uns und den Gemeindevertretern. Da der Kantor der Gemeinde als Oberster der Kirchenmusik wohl der naheliegende Nabel für jene Kommunikation ist, hat dieses Amt in unserem Vorstand einen festen Platz und damit auch Stimm- und Mitentscheidungsrecht. Er informiert uns, zu welchen Kirchenveranstaltungen wir gewünscht oder benötigt sind und organisiert jene Veranstaltungen, die traditionsgemäß für die Kirchenmusiker verbindlich sind.

Da wir selbstverständlich nicht dafür zuständig sind, den Kantor der evangelischen Gemeinde Peitz anzustellen, ist dieses Amt an eine für uns nicht beeinflussbare Person gebunden, ergo für uns nicht wählbar. Wir haben aber Glück, großes Glück. Seit einiger Zeit hat die Peitzer Gemeinde mit Dietmar Schoene einen großartigen und aufgeschlossenen Kirchenmusiker zum Kantor. Daher schätzen wir sein Stimmrecht in unserem Vorstand sehr.

Verwaltung

Es gibt genügend Sparten, die in einer Organisation jeglicher Größe und Façon irgendwie verwaltet werden müssen. Hierzu gehören in unserer Struktur zu den ersichtlichen eigentlich auch der Kassenwart, welcher ja Buch halten, also das Geld verwalten muss/darf und der OrgInt, dessen Aufgabe auch die Mitgliederverwaltung ist. Jene werden allerdings an anderen Stellen genannt, deren Aufgaben größeres Gewicht haben.

Inventarhalter

Die anfassbaren Besitztümer eines Vereins, mögen sie auch noch so klein sein, häufen sich schnell genug über die Schwelle der Übersichtlichkeit hinaus an. Zum Glück muss eine Übersicht „en detail“ nur jener Inhaber des Inventarhalteramtes haben, nein, besser gesagt: er muss dafür sorgen, dass es sie gibt und sie für andere zugänglich machen. Noch größer ist dessen Glück, in Zeiten von Klebezetteln und Datenbankanwendungen zu leben, von denen er ausgiebig Gebrauch machen kann. In einem Gesangsensemble wie dem unseren ist vor allem aber auch ein Notenwart vonnöten. Bei einem Riesenrepertoire gibt es ja einen Riesenstapel an Noten, die sortiert, gepflegt und bereitgestellt werden müssen. Bei uns gilt Notenwart = Inventarhalter.

Seit 2012 ist Manuela Lohan "wieder" Amtsträgerin des Inventarhalters. Das war sie schon von 2008 bis 2010 und dazwischen pausierte sie zwar in Amt und Würden aber nicht in den Aufgaben.

Medienverwalter

Ein schwieriges Amt, da nicht leicht besetzbar. Dessen Aufgabe ist in erster Linie, diese Homepage zu warten und zu administrieren. Vor allem musste sie erst einmal erstellt sein. Da braucht der Amtsträger zuerst einmal das technische Wissen, die, sagen wir, ästhetischen und strukturellen Voraussetzungen, eine Vorstellung von Sinn und Zweck einer Homepage. Sich dann auch noch mit den Wünschen und Vorstellungen des Vorstandes und der Mitglieder herumschlagen zu müssen, erfordert Engelsgeduld. Man kann froh sein, wenn diese Kriterien auf einen einzigen der wählbaren Mitglieder zutreffen, geschweige denn auf mehrere. Es gibt natürlich mehr Medien zu verwalten als diese Homepage, aber solche sind eher marginal.

Schon in der Gründungsversammlung des Vereins machte sich Torsten Chrobot das Amt des Medienverwalters zueigen. Zugegeben, er war, ist und bleibt wohl der einzige, der für die enthaltenen Aufgaben qualifiziert ist.

Protokollführer

Darüber gibt es nicht viel zu sagen, ganz klar. Nur so viel: Ob in einer Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung eines Vereins, einem „Meeting“ beruflicherseits oder einem Seminar, sobald die Frage nach einem Protokollführer aufkommt, können sämtliche Anwesenden die absolut wichtigsten Informationen auf den leeren Zetteln vor ihnen studieren. Es will einfach keiner machen, weil jeder denkt, dass er/sie so etwas nicht gut kann. Es gibt ja auch ganze Bücher über das Protokollieren, die keiner so recht abends im Bett lesen will. Daher legen wir zentral bei jeder Vorstandswahl ein Opfer für zwei Jahre fest. Dieses Opfer hat allerdings den Joker des Stimmrechts im Vorstand im Ärmel.

Ein Protokollführer, der nichts zu tun hat während einer Versammlung außer Protokoll zu führen, läßt sich wohl irgendwann dauerhaft vertreten. Da der Inventarhalter nun schon zum ohnehin ständig anwesenden Inventar gehört, wird auch dieses Amt von Manuela Lohan wahrgenommen, in Personalunion.